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网络报销系统在集团本部正式上线运行
发布时间:2018-11-14
 

本报厦门讯(通讯员 曾琛 陆力恒)11月1日,网络报销系统在集团本部正式上线,并完成第一张线上费用报销单,以及相应自动生成的会计凭证及付款单。付款单经线上审批后,就完成了报销人从线上申请到报销款到账的无纸化报销流程。这标志着集团财务信息系统升级工作取得了重大进展,目前该系统运行稳定,员工报销体验良好,综合效率大大提升。

整体规划  分步实施

随着集团发展成为跨行业、跨地域经营的大型综合性集团企业,客观上需要对集团各类资源信息和经营成果信息平台化、共享化、高效化,而财务信息化在其中扮演着不可或缺的角色。2018年是集团推行财务信息化里程碑的一年,集团按照“整体规划,分步实施”的推进方式,建立统一EAS财务信息系统,在年初全面升级金蝶EAS财务核算系统、资金系统,并依托系统升级契机,全面优化各财务业务流程。此次网络报销平台的成功上线,为后续集团共享平台的建设打下了坚实的基础。

网络报销系统是计财部2018年在全集团实施推广的重点项目,线上审批由此取代传统的手工签字审批单,全集团所有财务单位统一到一个完整的数据库中,进而实现会计核算流程的统一、跨组织的财务审批、财务报表标准模板统一下发、报表的自动汇总等功能。

此项目从推动到上线,集团计财部充分发挥主导作用,与集团信息部、兆翔科技、金蝶项目实施人员、成员公司财务部组成了项目组,积极统筹和参与优化各公司报销流程,收集各类项目基础文档,多次讨论验证。截止10月末,全集团共完成各级合计82家成员企业(含子公司等)的实施,包括审批流程设置、人员基本信息及权限设置、费用预算项目分类、预算控制方案设置等,除集团本部外,其余81家成员公司将于2019年1月1日起正式上线运行。

提高效率  控制预算

具体来说,网络报销系统可以带来诸多便利。首先是提升效率、节约人工方面,比如员工随时上网提交报销申请,并实时跟踪报销进度;各级领导网上集中审批,节省时间、提高效率;财务人员无需二次手工凭证录入,费用凭证自动生成;审批通过的报销费用直接划拨到员工银行卡,提高了出纳人员的工作效率及准确性。

其次是可以在审批环节实施费用预算控制。线上费用报销系统结合同步实施上线的集团预算管理系统,可以在费用报销审批过程中同步实现费用预算控制,如果费用超预算,审批环节会提供实时提醒,为领导审批节点做决策参考。

再来是可以实现集团内部信息共享。报销系统数据获取更加高效、准确、完整,而且支持报表生成,方便对内对外监控,以及各类检查和相关数据报送,有利于满足各层级管理需求,提高决策效率和市场反应速度。此外,也有助于提高财务人员的专业价值,减少繁琐的程序性工作,投入更多精力用于创造性工作。

最后是实现电子数据与纸质单据的线上线下分离,为下一步财务共享平台建设打下必要基础。相对于电子数据来说,纸质单据的流转成本较高,需要更多的人工传递成本、邮件快递成本,且每个审批环节都需要等待上一个环节的纸质单据,需要更多的时间成本。线上报销系统将审批信息转化为电子数据,有助于提高单据跨区域流转速度,从而可以将不同地点实体的会计业务拿到一个共享中心来记账和报告,线上业务办理完毕后,只需将原始单据另行邮寄存档,通过集中办理,对业务进行集中规范,提高财务管理水平,有助于部分财务业务共享的实现。

还有这些事项要特别注意:

1、报销经办人需要明确职责,如有人员、权限变更,须及时通知系统管理人员进行调整。

2、报销过程中需要加强预算管控的理念,避免费用预算项目混用及超预算。

3、注意原始合同、发票等纸质资料的保管与传递,实行网络报销并非降低了纸质资料的重要性。

4、纳入营业成本的对外大额采购、员工工资薪金等,仍需要通过线下审批,在办理时需要注意线上线下相结合。



 
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